Anleitung + kostenlose Vorlagen
Wer Dokumente bei Kunden anfordert, kennt das Ergebnis: Die Hälfte kommt, ein Teil ist unbrauchbar, der Rest braucht drei Erinnerungen. Das liegt selten am Kunden – meistens an der Anfrage. Fünf Regeln und drei Vorlagen zum Kopieren.
„Bitte senden Sie uns BWA, SuSa und den letzten Jahresabschluss“ liest der Empfänger als einen Klumpen – und vergisst die Hälfte. Eine nummerierte Liste wird zur Checkliste, an der er sich selbst abarbeitet.
„Bis Freitag, den 12.09.“ erzeugt einen Termin im Kopf. „Zeitnah“ oder „bei Gelegenheit“ erzeugt nichts. Eine konkrete Frist ist keine Unhöflichkeit, sondern eine Hilfe.
Sonst kommen abfotografierte Ausweise quer im Bild, Excel statt PDF und ZIP-Archive mit kyrillischen Dateinamen. Ein Satz genügt: „Bitte als PDF, gern auch als Scan.“
Wer E-Mail, Post und „oder bringen Sie es vorbei“ anbietet, bekommt alles auf allen Wegen – und muss es selbst wieder zusammensuchen. Ein Kanal, klar benannt.
Die Hälfte aller Anfragen braucht mindestens ein Nachfassen. Wer sich das nicht sofort auf Wiedervorlage legt, erinnert sich erst, wenn der Vorgang schon brennt.
Erstanfrage, Erinnerung, Nachforderung – die drei Situationen, die in jedem Vorgang vorkommen. Platzhalter ersetzen, absenden.
Betreff: Unterlagen für Ihre Bearbeitung – [Vorgang/Zweck] Guten Tag [Name], für die weitere Bearbeitung benötigen wir noch folgende Unterlagen von Ihnen: 1. [Unterlage 1, z. B. BWA inkl. Summen- und Saldenliste] 2. [Unterlage 2, z. B. Jahresabschluss des letzten Geschäftsjahres] 3. [Unterlage 3] Bitte senden Sie uns die Dokumente als PDF bis zum [Datum] an diese Adresse. Falls eine Unterlage nicht vorliegt, geben Sie uns gern kurz Bescheid – dann finden wir eine Lösung. Vielen Dank und freundliche Grüße [Ihr Name]
Betreff: Erinnerung: Es fehlen noch Unterlagen – [Vorgang/Zweck] Guten Tag [Name], vielen Dank für die bereits übersandten Dokumente. Für den Abschluss fehlen uns nur noch: 1. [Fehlende Unterlage] Sobald diese vorliegt, können wir Ihren Vorgang ohne Verzögerung weiterbearbeiten. Frist ist der [Datum]. Freundliche Grüße [Ihr Name]
Betreff: Bitte erneut einreichen: [Unterlage] Guten Tag [Name], danke für die Zusendung. Die Datei „[Unterlage]“ können wir leider nicht verwenden: [Grund, z. B. „Seite 2 fehlt“ / „der Scan ist nicht lesbar“ / „wir benötigen den Stand von 2025“]. Bitte senden Sie uns das Dokument noch einmal in korrigierter Form – die übrigen Unterlagen sind vollständig und bleiben selbstverständlich erhalten. Freundliche Grüße [Ihr Name]
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Die Vorlagen oben funktionieren. Aber sie lösen nicht das eigentliche Problem: Bei zehn offenen Vorgängen weiß niemand mehr auswendig, wer was geschickt hat, was fehlt und wer heute eine Erinnerung verdient hätte – und der Rückweg über den E-Mail-Anhang bleibt bei sensiblen Unterlagen der unsicherste Teil des Prozesses.
Genau dafür ist fordera gebaut: Sie wählen die benötigten Unterlagen als Checkliste, der Kunde bekommt einen persönlichen, verschlüsselten Upload-Link (ohne Konto), Erinnerungen gehen automatisch raus – und nur an das, was wirklich noch fehlt. Sie sehen jederzeit den Stand jedes Vorgangs.
Für Branchen mit besonderen Anforderungen gibt es fertige Checklisten-Vorlagen – von Steuerberatung bis Finanzdienstleistung. Wie das Ganze DSGVO-konform abläuft, steht im Ratgeber zur rechtssicheren Anforderung – und wie Sie den Rücklauf im Blick behalten, auf „Unterlagen einsammeln“.
Nennen Sie konkret, was Sie brauchen (als Liste, nicht im Fließtext), wofür Sie es brauchen und bis wann. Eine klare Frist ist nicht unhöflich – unklare Erwartungen sind es. Formulierungen wie „für die weitere Bearbeitung benötigen wir noch“ funktionieren besser als Vorwürfe, wenn etwas fehlt.
Vier Dinge: eine nummerierte Liste der benötigten Unterlagen, das gewünschte Format (z. B. PDF, nicht abfotografiert), eine konkrete Frist mit Datum und ein einziger, klar benannter Rückweg – eine Antwortadresse oder ein Upload-Link. Je mehr Kanäle Sie anbieten, desto verstreuter kommt es zurück.
Anfordern ja – aber der Rückweg per unverschlüsseltem E-Mail-Anhang ist bei sensiblen Dokumenten (Ausweise, Gehaltsnachweise, Kontoauszüge) datenschutzrechtlich heikel. Die DSGVO verlangt dem Risiko angemessene technische Maßnahmen; ein verschlüsselter Upload-Weg erfüllt das, ein offener Posteingang eher nicht.
So oft es sachlich nötig ist – es ist Ihr laufender Vorgang, kein Marketing. Bewährt hat sich: erste Erinnerung nach 3–4 Tagen, danach wöchentlich, freundlich und mit konkreter Liste des noch Fehlenden. Wichtig ist, dass die Erinnerung nur das Fehlende nennt, nicht wieder die ganze Liste.
Bei ein bis zwei Dokumenten pro Jahr reicht E-Mail. Sobald regelmäßig mehrere Unterlagen von mehreren Kunden zusammenkommen müssen, gewinnt ein Upload-Portal: Der Absender sieht eine Checkliste statt Fließtext, Sie sehen jederzeit, was fehlt, und Erinnerungen laufen automatisch statt aus dem Gedächtnis.
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