Dokumente DSGVO-konform von Kunden anfordern: So geht es rechtssicher
E-Mail-Anhänge sind selten DSGVO-konform. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie sensible Unterlagen von Kunden sicher, rechtssicher und datensparsam einsammeln.
Bonitätsunterlagen, Ausweise, Gehaltsnachweise: Wer geschäftlich mit sensiblen Dokumenten arbeitet, verarbeitet personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Der verbreitetste Weg, diese einzusammeln, ist ausgerechnet der unsicherste: der E-Mail-Anhang.
Warum E-Mail-Anhänge ein Problem sind
- E-Mails werden in der Regel unverschlüsselt übertragen und in mehreren Postfächern gespeichert
- Dokumente liegen verstreut und lassen sich nur schwer wieder löschen
- Es fehlt ein Nachweis, wer wann was übermittelt und gelesen hat
Die Grundsätze, die Sie beachten sollten
Für das Einsammeln von Unterlagen sind vor allem diese DSGVO-Prinzipien relevant:
- Datensparsamkeit: Fragen Sie nur ab, was Sie wirklich benötigen
- Zweckbindung: Nutzen Sie die Daten nur für den angekündigten Zweck
- Integrität und Vertraulichkeit: Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
- Speicherbegrenzung: Löschen Sie Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
- Rechenschaftspflicht: Dokumentieren Sie den Prozess nachvollziehbar
Worauf Sie beim Werkzeug achten sollten
Wenn Sie eine Software zum Einsammeln nutzen, verarbeitet dieser Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag. Achten Sie deshalb auf einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, auf ein Hosting in Deutschland oder zumindest der EU, auf verschlüsselte Übertragung und Speicherung sowie auf ein nachvollziehbares Lösch- und Aufbewahrungskonzept.
Der sichere Weg in der Praxis
Statt Dokumente per Mail zu erbitten, senden Sie einen persönlichen, zeitlich begrenzten Upload-Link. Ihr Gegenüber braucht kein Konto, die Übertragung ist verschlüsselt, und jeder Schritt ist protokolliert. So erfüllen Sie die DSGVO-Anforderungen und sparen sich gleichzeitig das manuelle Nachfassen.
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