DSGVO-Löschfristen: Wie lange dürfen Sie Unterlagen aufbewahren?
Speicherbegrenzung nach DSGVO trifft auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen. So finden Sie den richtigen Umgang mit Kundenunterlagen.
Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den Zweck nötig ist. Gleichzeitig gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Wie passt das zusammen? Dieser Überblick schafft Klarheit.
Der Grundsatz: Speicherbegrenzung
Sind Daten für ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr nötig, müssen sie gelöscht werden. Ein abgelehnter Wohnungsbewerber oder ein nicht zustande gekommener Vertrag sind typische Fälle, in denen die Unterlagen zeitnah zu löschen sind.
Die Ausnahme: gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Für bestimmte geschäftliche Unterlagen gelten Aufbewahrungspflichten, etwa aus dem Handels- und Steuerrecht. Übliche Fristen sind:
- Zehn Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege
- Sechs Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen
- Vertragsbezogene Unterlagen bis zum Ablauf möglicher Ansprüche
Diese Angaben sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Der praktische Umgang
Legen Sie je Unterlagenart fest, wie lange sie aufbewahrt wird, und löschen Sie danach automatisch. So bleiben Sie compliant, ohne manuell aufräumen zu müssen.
Löschfristen automatisch einhalten
fordera bringt ein Lösch- und Aufbewahrungskonzept mit: Sie wählen die Frist, abgeschlossene Vorgänge werden danach automatisch und revisionssicher gelöscht. Zusammen mit dem lückenlosen Audit-Trail dokumentieren Sie den korrekten Umgang jederzeit.